POSTO-POSTO

Mesyuarat bukanlah sesuatu yang asing bagi pemegang jawatan dalam apa juga organisasi, baik di peringkat agensi kerajaan, swasta atau Pertubuhan Bukan Kerajaan. Kadang-kadang seronok ada mesyuarat ni, ada jamuan ringan dan kadangkala tempat bertemu muka sesama sendiri. Apatah lagi jika berjauhan seperti di peringkat antarabangsa, kebangsaan atau negeri. Kalau peringkat kampung pun seronok juga.

Paling terbeban dengan mesyuarat ni sebenarnya memanglah seorang Setiausaha, apatah lagi dalam organisasi kecil yang tiada mengajikan seorang Setiausaha Kerja, nampak memanglah mudah, tapi seorang Setiausaha akan mula kenal pasti tempat mesyuarat, membuat surat dan kemudiannya mula menghantar surat seorang demi seorang. Penulis sendiri melalui tempoh masa itu ketika penggunaan telefon masih terhad, kini tak lagi susah seperti sekarang. Ada pelbagai group dan aplikasi whatsapp yang memudahkan perhubungan sehingga menjadikan kerja setiausaha semakin mudah ! Pengalaman berhujan, tayar motorsikal pecah dan di kejar anjing antara pengalaman yang pernah dilalui. Awas ! jika maklumat mesyuarat tidak dapat diterima oleh Ahli Jawatankuasa atau ahli apatah lagi jika mesyuarat sepenting mesyuarat agung dan sebagainya. Besar implikasinya... !

TIPS MUDAH MENGHANTAR SURAT MESYUARAT

1. E-Mel jer zaman senang semua ada e-mel

2. Whatsapp group, ohw mudah bangat, post dan blue tick dah clear

3. Close Group di Facebook, post jer tentang maklumat tu tapi pastikan hanya yang betul-betul layak jer dalam group kita tu

4. Pos, leceh sikit tapi sepatutnya paling efektif jika ada Ahli/Ahli Jawatankuasa yang berjauhan

5. Serahan tangan, claim jelah persatuan anda kan banyak duit... kah ! kah ! kah !

Tempat mesyuarat tak penting, yang penting keputusan yang dibuat

URUSETIA MAKAN DULU

Dalam apa jugak program dan aktiviti yang dilaksanakan sama ada bajet ciput atau melimpah ruah makan adalah part paling penting dalam perbincangan dan mesyuarat. AJK makan akan dilantik dan disoal siasat menunya, bilangan tempahan, cara hidangan untuk peserta dan paling penting untuk VIP dan 1001 persoalan lagi.

Buat program tanpa makan umpama satu benda yang pincang buat kita warga Malaysia sama ada dalam agensi kerajaan sebesar-besar program di peringkat antarabangsa atau pun anjuran Persatuan Sepak Raga Peringkat Kampung. Kalau di utara jika anda nak buat sepak raga tuju tanpa pertandingan di panggil 'Kenduri Sepak Raga". Orang Kedah/Perlis/Penang/Utara Perak tahu istilah ini.

Salahkan makan ? tidak ! makan adalah benda wajib bagi persaiapan jika anda menjadi Pengarah projek. Jika kursus lagi sakan kena siapkan 6 kali makan, dari sarapan hingga supper, kalu tak nanti peserta memberontak, nanti dia update di laman sosial tak cukup makan, kan naya !

Persoalannya sekarang sebagai urusetia adakah kita kena makan dulu atau biarkan tetamu/peserta saja yang makan dulu ?. Penulis mempunyai kisah yang panjang tentang persoalan ini cuma kali ni nak kisahkan cerita lama ketika menjadi aktif dengan Rakan Masjid lagi. Sebagai setiausaha Biro Belia.

Setiap tahun Pejabat Belia dan Sukan mesti bagi kami Progam Rakan Muda Bertadarus, jadi group kami lebih kurang dalam 20 orang akan bertadarus setiap hari selepas asar di Masjid kampung kami.

Akhir Ramadhan pihak Jabatan Belia dan Sukan Negeri akan buat Majlis Khatam Quran tahun tu di Masjid Rizzuaniyah di Kuala KAngsar yang jadi tuan rumah, tahun tu pula penulis menajdi pembaca mewakili daerah ketika masjlis khatam Al Quran. Selepas selesai majlis khatam kami semua bergerak ke balai lintang masjid untuk majlis berbuka puasa. Rupaya di masjid itu sedia jamuan untuk berbuka saja, sanasi akan dimakan selepas solat maghrib, jadi setelah selesai berbuka dengan sangat ala kadar kami pun pergilah solat maghrib.

Rupanya tak semua jemaah yang buat begitu, rupaya ada juga yang terus berbuka terus nasi, waktu yang lain sedang solat jadi nak jadi cerita memang jamuan yang disediakan habis terus, kami pun start van yang dibagi pinjam Pengerusi Masjid balik. Jaraknya agak jauh jugaklah hampir 80km sehala. Sepanjang perjalanan memang tak ada kedai yang buka, yelah bulan ramadhankan... aduss memang pedih perut dibuatnya.

Kisah tu lama dah, dah jadi kenangan, nak salahkan penganjur atau kita yang terlebih betul. 

Program Rakan Muda Bertadarus ni masih ada dilaksanakan oleh Kementerian Belia dan Sukan melalui Bahagian Rakan Muda sehingga sekarang, banyak kali juga tak dapat makan apabila diserbu. Ada masa program kita tak boleh dikawal jumlah kehadiran tapi dibulan puasa mana boleh urusetia makan dulu kan... hahaaa. Jadi sebaiknya AJK makan minta Urusetia makan dulu atau simpan sedikitlah... 

Rakan penulis yang tak akan makan menu program

MENGAPA ORANG SEGAN NAK PEGANG JAWATAN ?

Secara dasarnya memegang jawatan NGO ini adalah kerja sukarela. Tak bergaji dan agak terbeban bagi yang lebih suka celik mata pergi kerja (atau ke kelas juga bagi student) balik, tengok tv selak tudung saji jamah apa yang ada, atau jika ada bajet lebih melangkah ke kedai mamak pekena teh tarik ! malam pulak terbungkang menonton bola di telivisyen atau layan drama pukul 7 petang kt tv tuu. 

Yelah jika koa pegang jawatan senak dada beb, selepas selepas kerja harian koa terkejar-kejar nak bermesyuarat bagai dah tu hari cuti koa buat pulak program, kalau koa tak buat betul-betul nanti orang tak mau datang pulak. itulah ketakutan utama pekerja masyarakat buat aktiviti orang tak mau datang. Jadi tiap-tiap malam koa asyik bermesyuarat tak berenti-renti. Kadang-kadang ada bihun dengan teh o buat lapik perut. Kadang-kadang apa pun tad ada nasiblah.

Penulis masih ingat ketika memegang jawatan sebagai Penolong Setiausaha Masjid Ar Rahmaniah nak tengok masjid tu klik sini masa tu masih muda tang-tang. awal 20an. Malam minggu di kampung kami memang port race dekat simpang Shell jalan masuk ke kampung kami. kawan-kawan dah lama stanby. Penulis bawak stanby seluar jeans dan t-shirt boh dalam raga motor. Lepas abis mesyuarat salin pakaian dan terus join kawan-kawan lepak. Tapi kadang-kadang mesyuarat abis lambat, al-maklum semua orang lama, yang paling muda penulis dengan Saudara Shahril Ketua Pemuda UMNO Lumut sekarang, dia buddy penulis masa di kampung dulu. Kami lama dalam Biro Belia Masjid kampung sehingga Tuan Pegawai Tadbir Agama Daerah Manjung lantik kami menganggotai Badan Penyelarasan Rakan Masjid Daerah Manjung. Pengerusinya masa tu Ketua Penolong Pegawai Daerah, Pegawai Belia dan Sukan Daerah masa tu pon jadi Ahli Jawatankuasa jugak. kira semua insan-insan hebat, kami jer orang muda mewakili belia grassrot. Pendek kata kami Geng Rakan Masjid ni lama dah, macam-macam kisah dah kami lalui bersama masa tu. 

ANTARA ALASAN ORANG SEGAN NAK PEGANG JAWATAN

Haa... ni memang alasan paling top,


1. TAK CUKUP MASA



"tak ada masa beb, aku kerja kilang, ikut syif"

"aku tolong mak aku jaga kedailah... juai kueh gan abc tipa hari, koa takpalah"


2. TAK ADA PENGALAMAN

"satu lagi aku tak ada pengalaman, aku mana tahu nak buat kertas-kerja ni, nak buat bajet program lagilah...!"

"koa takpalah dulu Pengerusi Rumah Sukan Syahbandar adalah jugak pengalaman memimpin"


3. AKU TAK LAYAK

"alamak semua otailah, aku tak ada gaya langsung, dia tu takpala bos kat tempang kerja senanglah sikit kan"

"aku jadi pengikit dahlah, tolong angkat-angkat kerusi meja cukuplah"

"saya muda lagi nanti-nantilah..."


Inilah antara alasan paling rarelah yang penah Penulis dengar. ada macam-macam lagi alasankan, tapi sebenarnya itu cukup mudah jika anda bermula dari sekarang, semua kemahiran dan kekangan tu dapat di atasi sepenuhnya. Apa yang penting tepuk dada tanya selera !

Jadi korang tahap mana...?

Antara rakan Ahli Jawatankuasa ketika menjadi 

Setiausaha Persatuan Pegawai Belia dan Sukan Malaysia

Setiausaha Kerja yang banyak membantu

MESYUARAT AGUNG YANG MENYESAKKAN

Bagi pemegang jawatan utama dalam organisasi berdaftar, menghadapi mesyuarat agung adalah salah satu saat yang agak mengusarkan dan sangat mendebarkan. Tak kiralah organisasi itu berdaftar dengan ROS, ROY @ Pesuruhjaya Sukan. Apatah lagi jika anda seorang Setiausaha yang dipertanggungjawabkan dalam urusan pentadbiran persatuan. Nak sediakan minit mesyuarat agung, laporan aktiviti, maklum balas usul, menghantar notis mesyuarat kepada semua ahli, mengendalikan majlis perasmian. Itu belum lagi ketika hari mesyuarat nak membuka kaunter pendaftaran dan sudah pastinya juga menyediakan sedikit jamuan. bihun dengan teh kosong adalah pilihan yang popular, tetapi jika organisasi anda lebih besar maka lebih besar belanja mesyuaratnya.

Bagi Bendahari pula lebih teruk nak sediakan penyata kewangan yang detail dan penuh teliti. Kadang-kadang pening berhari-hari mengadap resit dan baucar. Selepas tu nak mengadap Juru Audit dalaman sebagai salah satu prosedur biasa menghadapi mesyuarat agung. Kadang-kadang nilai 5 sen sangat menggangu minda Bendahari.

Pengerusi pula yang bersedia untuk melepasakan jawatan kerana faktor umur, peribadi atau kesihatan selalunya jarang stress, kerana mereka telah memegang tampuk kuasa selama ini tetapi masalah besar akan berlaku jika ada pertandingan dan mewujudkan kem. Kalau persatuan peringkat kampung jarang berlaku isu cantas mencantas dan yang lebih teruk lagi menggunakan kuasa wang, tetapi sangat kritikal bagi organisasi yang mempunyai kepentingan strategik dan boleh menjana keuntungan peribadi kepada pemegang jawatannya.

Walau apa pun mesyuarat agung terpaksa dilaksanakan, kerana inilah kerajaan mengawal selia setiap pertubuhan dengan akta dan undang-undang membezakan antara organisasi haram atau sebuah kongsi gelap.

Bagi penulis yang saban tahun menghadapi mesyuarat agung pelbagai kisah suka duka pernah dilalui bagi menjayakan satu mesyuarat agung, peringkat organisasi kampung, negeri dan daerah.

Alasan sempit masalah peribadi memang tak terpakai langsung ketika itu, penulis sendiri menghadapinya dengan tarikh kelahiran anak yang 5 hampir dengan tarikh mesyuarat agung, namun persediaan awal menghadapinya dan sedikit pengalaman banyak membantu.

menunaikan tanggungjawab sosial mengundi Jawatankuasa baru.

TAHUN BARU DATANG LAGI

Tahun Baru datang lagi ! Saban tahun masa berlalu sangat pantas, sepantas kilat, dahulu rasanya sangat lama sungguh nak habiskan tempoh masa setahun kini tidak lagi, adakah kerana  masa berubah. Tidak ! masa masih sama 24 jam tetapi dunia kini berputar sangat pantas dalam tempoh 24 jam yang lambat akan terus ketinggalan, Dunia hari ini bukan lagi milik orang yang rajin menunggu, jika dahulu menunggu bas adalah trend.Di mana-mana orang akan menunggu bas, kini pengangkutan pelbagai cara. Dibandar besar perkhidmatan awam pelbagai, 10 minit adalah waktu menanti yang sangat berpatutan lebihnya orang akan gelisah. Menanti cara dulu hanya melihat kenderaan yang lalu lalang sehinggakan ada hobi membilang tayar lori, kini tidak lagi. Semua ada telefon bimbit di tangam, banyak benda yang dikongsi atau sekadar membelek apa-apa sahaja di WTF (whattsup, twitter, Facebook) 10 minit pun tiba dan kita akan melangkah masuk, kita tidak lagi perasan sapa di sebelah kita, manusia semakin peramah di alam maya tetapi bukan du dunia realiti. Tapi inilah Tahun baru yang kita hadapi sekarang. Selamat Datang ke dunia yang semakin laju...

Bersama peneman setia